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仕事 が早い人の考え方と特徴 【作業量が増える思考法】

仕事 が早い人の考え方と特徴 【作業量が増える思考法】 思考術&ハウツー
仕事 が早い人の考え方と特徴 【作業量が増える思考法】
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仕事 が早い人の考え方と特徴 【 作業量が増える 思考法 】

どうも、Kuです! 今回は、「 仕事 が早い人の思考法 」について解説していきます。

ガンガン仕事を終わらせて、とんでもない量の作業量をこなしている人もいれば、
その一方で、ダラダラやっているわけではないのになぜかいつまでも終わらない人もいたり…
仕事の早い人と遅い人にはどんな違いがあるのでしょうか?

そこで今回は、「仕事が早い人の思考の違い」をリサーチしていきました。

仕事を速く終わらせるようになれれば、その分ほかの事に時間を使うことができるのでガンガン仕事量を増やせるようになれます。

仕事が遅くて悩んでいるという方は、ぜひ参考にしてみてください。

◆この記事でわかること

  • 仕事が早い人の考え方の特徴
  • 仕事を早く終わらせるための4つのポイント
  • 仕事を早く終わらせるための思考法

◇こんな方におすすめ

  • いつも仕事が進まなくて困っている人
  • 山積みの仕事をどんどん片付けたい人
  • 仕事を早く終わらせるための思考方法を身に付けたい人
仕事が遅くていつも時間がかかりすぎるな・・
仕事の早い人は何を意識しているんだろう?
ほんの少しの意識の違いだけで、仕事が早くなるのなら実践してみたいですね

仕事 が早い人の特徴

まずは「仕事が早い人の特徴」について見ていきましょう。

仕事の速い遅いは、個人的な能力の問題もありますが、それよりも思考法の差が大きいと思います。

主に仕事のスピードを左右するポイントは「計画性」「作業効率」「状況判断」「一点集中」の4つを意識することです。

仕事が早い人の特徴1.《計画性》=思考がよく整理されている

  • 目標と目的、優先順位が明確
  • スケジュール(全体の流れの見通し)を立ててから仕事に取り掛かる
  • 事前準備をしっかりしている
  • 無駄なことに時間をかけない/やらないことを決めている

仕事の効率を高め、仕事を早く終わらせるためには「思考がよく整理されていること」が大切です。

「あれもこれもやらなきゃ」「何からやろう?どうしよう?」と混乱状態、五里霧中で仕事に取り組むのと、やることが明確でテキパキと仕事をこなすのとでは、当然ながら仕事のスピードには雲泥の差が出てきます。

目標と目的、優先順位が明確

仕事が早い人は、目標と目的、優先順位を決める重要性をよく理解しています。

やる理由(目的)と目印(目標)、全体の流れ(優先順位)がはっきりすることによって、「次はどうしたらいいだろう?」と迷う時間が減らせるので、立ち止まる時間を減らすことができます。

道に迷いながら目的地を目指すのと、経路と目印をはっきり把握したうえで目的地を目指すのとでは、どちらの方が速く目的地にたどり着けるかは一目瞭然ですね。

また、「その仕事をする目的」を考えることによって、「そもそもこの作業は今必要なことなのだろうか?」と考えることもできます。

さらには、目的をはっきりさせることによって、目的にそってタスクの優先順位をつけることもできるようになるので、無駄な作業にいつまでも時間をとられるという現象も減らせるようにらります。

無駄なことに時間をかけない/やらないことを決めている

たとえば、「晩ご飯の買い出しに行く」というタスクがあったとしましょう(仕事ではないがw)

ここで買い出しに行く目的(何のために行くのか?)が決まっていないと、「何の食材を買うのか?」という目標も定まらず、「何を買おうか?」とその場で考えることになります。
カレ―にするのか、すき焼きにするのか、焼き魚にするのか、はたまた麻婆豆腐にするのか・・

当然ですが、カレーにするならカレーの材料を買わなきゃいけないし、すき焼きにするならすき焼きの材料を買わなきゃ作れません。
ここで「今晩はカレーにする!」という確固たる目的があるのであれば、さっさとカレーの食材を買って出ていくだけなので、大幅に買い物の時間を減らすことができます。

ここで目的がブレブレだと、今夜の晩ご飯にするつもりもない、なんとなく目に留まったアボカドの状態の良し悪しにいつまでも時間を使ってしまうなんてことにもなりかねません。

そんな馬鹿な(笑)と思うかもしれませんが、仕事でも実際に似たような現象は頻繁に起こっているのです。

「あ、そうだこれもやっておこう!」と思いついて、あれもこれも中途半端にしてしまった経験、一度はあるのではないでしょうか?
メールフォルダの整理とか、その日しか使わないはずの会議資料の細かいレイアウト調整とか・・・

「優先度の低い作業に時間をとられたせいで、大事な作業に時間を使えなかった」なんてお粗末な話はないですからね。。。

なので「やらないことを決める」というのも優先順位を決める上ではすごく大切で、「本当に大切なタスク」に集中するためにも、ある程度タスクを絞った方がよいでしょう。

事前準備をしっかりしている

とにかく、「道に迷わない、立ち止まらない」を意識することが、仕事を早く終わらせる上では大切な思考法になっていきます。

その為、なにかの作業に取り掛かる前には、目標と目的、優先順位と段取りをしっかり決めておきましょう。

それだけでも、仕事を終わらせるスピードは格段に早くなるはずです。

目的と目標をはっきりさせる
→優先順位をはっきりさせる
→仕事の全体像と今の自分の立ち位置が見えることで迷いが減る
→立ち止まる時間が減る
→無駄な時間が減る
→時間が増えた分、作業量が増える

仕事が早い人の特徴2.《作業効率》=単純に作業スピードが速い

  • どんな作業に対してでも「もっと簡単にできないか?」を常に考えている
  • 「完成させること」よりも「完了させること」に重きを置いている
  • 常に頭やスキルを鍛えている
  • 整理整頓が得意

仕事を早く片付けられる人というのは、シンプルに「作業スピードが速い」です。

ここで大切になってくるのはやはり「作業効率」です。

どんな作業に対してでも「もっと簡単にできないか?」を常に考えている

手間がかかり準備に時間をとられる作業があるなら、どうやったらその時間のかかる手間を減らすことができるのか?」を考えることが、仕事を早く終わらせるためには重要になっていきます。

たとえば、「食器を洗うのにいつも時間がかかってしまう」のであれば、まずは何に時間をとられているのかを知る必要があります。

ここで「汚れを落とす作業」に時間をとられるとしましょう。

そこで対策としては、「食べ終わった食器は軽くすすいでから水につけておくようにする」を習慣にします。すると汚れを落とすのが簡単になるので、食器洗いがその分速くなります。
また、箸は箸、お椀はお椀と同じ種類の食器はまとめて洗った方がしまう際に分別する手間が減るので、食器洗いの作業時間を減らすことができます。
「時間がとられている原因」を探り出し、排除すること。それが「作業効率を高める最大のコツ」と言ってもいいかもしれません。

「完成させること」よりも「完了させること」に重きを置いている

さらに仕事のスピードを高めるために重要な思考法は、まずは「完了させること」を意識することです。

とりあえず目の前にあるタスクをいったん完了させて、余った時間でプラスアルファの作業をするようにします。これは、全体の骨組みを作ってから細かい肉付けをしていくイメージです。

言い換えれば「時間がそれほどかからないけれど、とりあえず最低限目的を達成させるための作業」「クオリティや効果量を高めるためには必要だけれども、時間がかかるうえに目的を達成させるためには絶対必要というわけではない作業」とを分けていく、ということになります。
仕事を早く終わらせるためには、とにかく「作業を減らすこと」も重要なポイントのひとつです。
「優先度が高いが時間がかからない作業」からガンガン終わらせていった方が脳への負担が軽くなるので、結果的に仕事を早く片付けられるようになります。

要は作業のTODOリストを優先度の高い順から消費していって、心理的負担を減らしていくイメージです。
心理的負担が減ればその分集中力も高まるので、比較的に作業スピードも速い状態で仕事を進められるようになります。

たとえば、ブログ投稿の場合。

最終目的:「ブログ記事を投稿すること」

「目的を達成させるために最低限必要な作業」

  • 記事テーマとタイトルの設定
  • リサーチ(情報系の場合)
  • 執筆(情報の列挙) など

「目的のために絶対必要ではないがクオリティを高めることができる作業」

  • 見出し設定
  • 文字装飾
  • 文章の肉付け
  • 文章構成などの見直し
  • 具体例探し
  • 情報に対する自分の意見や考察
  • SEO対策
  • 挿入画像選び など

文字装飾や文章の肉付けなどは凝り始めたらキリがなく、「どうしようか?」と悩む時間が発生するので、そこで作業が止まることが多いです。

仕事に時間をとられる最大の原因のひとつが「細かい作業」なので、この「時間をとられる細かい作業による停滞」をいかに回避できるかが仕事を早く終わらせるためには重要になっていきます。

なので、やはりここでも「その作業をする目的は何なのか?」を考えることが大切です。
まずは「目的を達成させる」。そして「細かい作業=完成度を高める作業は余った時間で行う」。
これを意識するだけでも仕事のスピードは格段に速くなります。

常に頭やスキルを鍛えている

また、当たり前に聞こえるかもしれませんが、単純に「処理スピードが速い」のも仕事が早い人の特徴です。

常日頃から頭の回転を速めるトレーニングをしたり、新しいスキルや資格の習得に励んだりすることも仕事を早く終わらせられるようになるためには大切です。

たとえば「走る技術」を知っていて、なおかつ「走るトレーニング」を常日頃からしている人とそうでない人とでは、「走る速さ」に差が出るのは明白でしょう。

エクセルやプログラミングなどのPCのスキルを身につければ、PC関係の作業効率が高まりますし、料理教室に通えば食材の下準備や調理の段取り決めのやり方を知ることで調理スピードの向上につながります。
「技術力」が高まればスピードも高まり、そして、その技術力を支えるのに「知識」は欠かせません(たとえば「コツ」や「技術の要点」などを知ることも立派な知識です)。

※ちなみに、「頭の回転を速めるトレーニング方法」については、後日リサーチしていく予定ですのでお楽しみに(笑)
とりあえず「速聴」や「速読」、「1分メモ書き」などは簡単に脳の処理速度が向上するのでおすすめです。

仕事が速い人の特徴3.《状況判断》=頭の回転が速い

  • 決断力(まずは決めること)の重要性を理解している
  • 適度に進捗を確認しながら作業をこなす
  • ミスにはすぐに対処して、ミスを引きずらない
  • 周囲への助力をためらわない

仕事を早く片付けられるようになるためには、そのときどきに合わせた「状況判断」も大切になっていきます。

予定よりも時間がかかりそうならば、やる作業を選定しなければならないし、予想外のできごとに直面する場合もあるかもしれません。

決断力(まずは決めること)の重要性を理解している

作業がズルズルと長引かないようにするためには、なにより「停滞させないこと」が大切です。

そこで、そのためにある程度の「決断力」が必要になっていきます。

「何から始めようか?」と悩み、出だしでつまずいて作業がいつまでも始められない、というのを回避するために「まずは決めること」が大切なのです。

決断力を高めることで判断スピードが高まれば、その分、悩んでいる時間も減るので仕事を早く終わらせられるようになります。

ミスにはすぐに対処して、ミスを引きずらない

また、なにかミスをしてしまったらすぐに対処することも大切です。
ミスを後回しにして二次災害が起こると、当然ですが後処理に余計に時間をとられることになりかねません。

また、ミスをしてしまったことに落ち込み、そのせいでモチベーションとパフォーマンスが落ちてしまっては作業効率もどんどん落ちていく一方です。

そして最悪なのは、言い訳を考えたり、ミスをごまかそうとして余計に被害を拡げてしまうことです。

黒いシミを焦って拭こうとしてもむしろ汚れが拡がるように、その場しのぎの誤魔化しの対応は何の解決にもなりません。また、そのシミを放置していたらもう二度とシミがとれなくなるかもしれません。

なのでミスをしてしまったらすぐに原因を見つけ出し、適切な対処をする。そして素直に認め「次から気をつけよう」と気持ちを切り替えて次に進む。
とにかく、つまらない小細工や落ち込みはすべて「無駄な時間」ととらえる。そして、やはりここでも「立ち止まらずに進み続けること」を意識することが仕事のスピードを高めることにつながります。

自分一人で解決できないようなら、すぐにできる人に相談することも必要です。

周囲への助力をためらわない

仕事を早く終わらせられるようになるためには、ときには「周囲への助力」を求めることも大切です。

当然ですが、1人でやるよりも2人でやった方が仕事量が増えるので(お互いのミスが少ないという前提で)単純に作業スピードが速くなります。

また、「自分がやる必要性のない仕事」、といったら偉そうかもしれませんが、急に入って来た細かい雑事などは手が空いている人に任せるなどすれば、余計な仕事に時間をとられるということも減っていきます。
「全部一人でやらなきゃ気が済まない」という人も一定数いますが、作業効率を考えれば複数人で作業にとりかかった方が仕事が早く片付くことが多いです。

仕事が速い人の特徴4.《一点集中》=達成力がある

  • 一度やることを決めたら、それをやり遂げるまで止まらない
  • オンオフ(集中と休息)の切り替えがうまい
  • 先延ばしが嫌い
  • 中途半端が嫌い

なにより、仕事の速い人の最大の特徴のひとつとも言える要素で「集中力」は欠かせません。

とにかく「雑念に振り回されずに、一度その作業をはじめたら他の作業には一切手を出さず、集中してガンガン作業を進めていく」のが結局は一番速いです。

一度やることを決めたら、それをやり遂げるまで止まらない

あれもこれも手を出して、どれも中途半端になって、何日も終わらない・・・」
これが最悪のケースで、どんどん仕事が山積みになっていく最大の原因とも言えます。

なので「1つ始めたらそれを終わらせてから次をやる」を意識することが大切です。

一点集中の重要性に関してはは、別の記事でも解説してますのでよかったら参考までに。
>>【集中力UP】 シングルタスク と脳の仕組み

オンオフ(集中と休息)の切り替えがうまい

また、集中力の限界は個人差がありますが、だいたい「15分~90分」と言われています。
「一点集中」とは書きましたが、同じ作業を休みなく何時間もぶっ通しでやり続けるのは逆に非効率です。

集中力は時間とともにだんだん低下して行き、それに伴って思考スピードや作業スピードも低下して行きます。

なので作業スピードを維持するためには、集中力が切れ始めるタイミングでこまめに休憩をとる必要があります。

「集中力メーター」が脳内にあるとイメージして、時間の経過とともにだんだんメーターが下がっていき、休憩したらまたその集中力ゲージが回復していく、みたいなイメージを持つとわかりやすいかもです。

また、「集中時間と休憩時間の切り替えを素早く行うこと」も大切です。
休憩中にスマホを触ってしまい、そのままずるずると動画を見たり、余計なネット記事を見てしまったがためにいつまでも作業に戻れない、というのが一番最悪です。

なので、休憩中はストレッチや軽い運動、瞑想や仮眠など、「視力を使わない休憩」をするのがおすすめです。

もしスマホを触りたくなったらすぐに作業に戻りましょう。たとえ十分に集中力を回復できなくても、無駄な時間を増やすよりはずっとましなはずです。

「25分作業したら5分休む」という「ポモロードテクニック」が一昔前に流行りましたが、「集中力」には「個人差」があるので注意が必要です。
人によっては「15分が限界」の人もいれば「45分までは余裕で行ける」という人もいるので、「絶対作業はきっちり25分間やる」と決めるのはあまり賢くありません。
なのでおすすめは、10日間~2、3週間、集中力が途切れた時間を記録していき「自分の集中時間」を把握することが大切です。
ちなみにこの記事を書いているKuはだいたい40~50分の間が集中力の限界です。休憩は5~6分ぐらいが丁度いい。って聞いてないか(笑)
余談ですが「集中力がメーターで可視化できるアプリ」なんかあったらバズりそうですねw
時間を設定して、時間経過とともにメーターがどんどん下がっていくみたいな。「赤いゾーンになったら休憩」とか。
「集中力が途切れたらボタンを押して何回か集計した後、AIがその人に合った最適な集中時間を算出」なんて機能があったらおもしろそうかも。誰か開発しません?(笑)

やるべきことだけに集中しよう!

やることリストをガンガン減らすべし

「仕事を早く終わらせるためのコツ」については、また次回、掘り下げていこうと思います。
お楽しみに。

仕事 が早い人の特徴 まとめ

結論:とにかく作業を停滞させないことが大切! まずは目的と段取りをはっきりさせよう。
仕事の早く終わらせるポイントは「計画性」「作業効率」「状況判断」「一点集中」の4つ。
《計画性》=思考がよく整理されていること
>「次どうしよう」と悩む時間を減らすことが大切。
《作業効率》=作業スピードが速いこと
>「時間がとられている原因を見つけ出し、排除すること」それが作業効率を高める最大のコツ。
>「まずは作業を完了させること」、細かい作業は余った時間で行う。
《状況判断》=状況に合わせて作業を進められること
>「まずは決めること」が大切。悩んだ分だけ時間は減っていくので、常日頃から判断力を養っておくことが大切。
>周囲への助力を惜しまない。一人でやるより複数人でやる方が、単純に作業量が増えて達成スピードも高まる。
《一点集中》=ひとつづつ確実に仕事を減らしていけること
>中途半端を増やさない、あれもこれも手を出していつまでも終わらないのが一番最悪。
>自分の集中時間を把握しておく。そして、こまめに休憩して「集中力を定期的に回復させること」が大切

さて、いかがだったでしょうか?

仕事の早さは能力による差もあるとは思いますが、それよりも思考法によるところが大きいと思います。

ほんの少しの意識と工夫だけで、仕事を早く片付けられるようになるならやらない手はないですね!

仕事をガンガン終わらせられるようになって、作業量を増やせるようになるための参考になれれば幸いです。

つづく。

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